16 правил планирования времени

Время это наш самый ценный ресурс, умейте управлять собственным временем и вы будете всегда впереди!

  1. Ни дня без плана! Планировать нужно, чтобы понимать, куда мы движемся. Иначе будем бесцельно дрейфовать целый день и никуда не причалим. Некоторые советуют планировать день с вечера, другие — рано утром. Но то, что это нужно делать, — факт. Попробуйте и утреннее, и вечернее планирование и решите, какое для вас удобнее. Уделяйте планированию ежедневно от 15 до 30 минут. Именно пишите — ручкой, в блокноте или на листочке. Тут действует принцип: записал — запомнил — выполнил.
  2. Подводите итоги! Не менее важен, чем планирование, контроль за собственным планом. Вы сможете проанализировать, что не так, понять, на что тратите время, и, возможно, уменьшить количество дел. Подводите итоги предыдущего дня, прежде чем планировать следующий. А люди, которые никогда ничего не планировали или не знают, как разобраться в хаосе собственной жизни, могут посвятить неделю наблюдениям и записям: просто фиксируйте, что вы делаете, ничего не меняя. А уж выводы сделаете через неделю.
  3. Составьте таблицу дел на месяц! Предположим, вы хотите каждый день читать художественную литературу, заниматься английским, развить память, ходить на пробежку, следить за чистотой в квартире, уделять время хобби и т.д. Но в итоге получается, что проходят дни, а вы ни одной книжки не прочитали, ни одного нового иностранного слова не выучили… Возьмите лист формата А4 и расположите его по горизонтали. Слева запишите в колонку все регулярные задачи и разлинуйте лист сверху вниз с учетом количества дней в месяце. Ежедневно отмечайте, что вам удалось сделать. Можно, к примеру, зарисовывать «успешный» квадратик ярким маркером. В конце месяца подведите итоги и выберите себе награду, если в каждом пункте заштрихованный квадратик встречался минимум десять раз. Меньше трех — ищите дополнительную мотивацию и перекраивайте свой ежедневный план.16 правил планирования времени
  4. Делу – время! Планируйте не просто дела, а время их выполнения. Иными словами, ограничивайте себя. Причем лучше чуть уменьшать, чем увеличивать. Тогда вы не будете подсознательно растягивать работу, а мобилизуетесь и быстро все сделаете за отведенное время. Как только время вышло, заканчивайте работу и переходите к следующему пункту (не забудьте только сделать 10-15 минутную паузу). Даже если дальше по плану у вас отдых, не соблазняйтесь поработать еще чуть-чуть. Так вы постепенно приучите себя выполнять работу точно в срок.
  5. Используйте календарь! Важные дела — встречи, походы в кино, дни рождения — удобнее отмечать в телефоне. И параллельно в блокноте (см. следующий пункт). Также можно использовать телефон для составления списка дел (или держать в нем список покупок) и постепенно удалять сделанное. Но вот для комментариев, заметок, быстрых пометок и записей новых идей телефон менее удобен. Хотя, возможно, это дело привычки. И если под рукой нет ничего другого, а вам в голову пришло что-то гениальное, просто включите диктофон и запишите свои мысли, пока они не «убежали». Кстати, записывайте все! Не стоит полагаться на свою память.
  6. Купите планировщик! Планировщик существенно отличается от ежедневника. В ежедневнике в поле вашего внимания обычно попадают два дня, а в планировщике — целая неделя. Мы мыслим, работаем и живем неделями, поэтому, хотя текущие планы нужны и важны, их все же лучше фиксировать и отслеживать в контексте недели. С этой точки зрения планировщик станет для вас лучшим помощником. Кроме того, в нем можно записывать планы на месяц, год и даже на 5-10 лет (мы ведь ставим себе и долгосрочные цели). Еще в нем есть страницы для заметок, иногда выделены листы для записи книг, которые вы хотите прочитать, или фильмов, которые намерены посмотреть, есть красивые наклейки, помогающие сделать планирование удовольствием и творчеством. На первый взгляд планировщики выглядят по-детски и подойдут разве что школьникам и студентам, однако на поверку оказываются очень удобными и для бизнесменов. Не уверены, что вам подойдет планировщик? Купите обычный школьный дневник (они сейчас тоже яркие и красивые, на качественной бумаге) и распланируйте месяц. Увидите: это удобно! А еще в школьном дневнике ограничено место, так что уж точно много не запланируете. Ровно столько, сколько успеете сделать.
  7. Создайте свой идеальным органайзер! Возможно, вы слышали о системе Bullet Journal. Ее идея заключается в том, что вы можете самостоятельно, исходя из ваших увлечений, целей, образа жизни и т.д., разработать собственный органайзер, он же дневник, он же ежедневник. Создатель системы — веб-дизайнер и, видимо, по дизайнерской привычке предлагает не только составлять списки дел, но и маркировать их в зависимости от вида. У него есть своя система значков. Поначалу она может показаться сложной, но потом вы привыкните обозначать квадратиками, к примеру, встречи, кружочками — домашние дела, кружочками в квадратике — что-то еще. Существуют подробные видеоинструкции о том, как вести Bullet Journal по стандартам его изобретателя. Но вы можете отойти от правил (особенно если творчество в вас бурлит) и ввести свою систему обозначений, а еще красиво оформить ваш Bullet Journal. В общем, вам будет чем заняться в ближайшие несколько дней. Между прочим, подмечено, что создание своего органайзера успокаивает нервы. Отличная альтернатива валерьянке!
  8. Попробуйте систему Pomodoro! Ее суть заключается в том, что вы работаете 25 минут, потом 5 минут отдыхаете и так, сколько выдержите. Но после трех циклов рекомендуется сделать большой перерыв, минут на 20-30. В Интернете масса Pomodoro-таймеров, так что вам не придется постоянно включать будильник на своем телефоне, а потом его выключать. Вам может показаться, что за 25 минут ничего не успеешь, однако это не так. К тому же ощущение быстротечности отведенного времени стимулирует вас работать, а не прохлаждаться. Ну а за 5 минут тоже можно много успеть: и в туалет сбегать, и кофе налить, и даже пару звонков сделать. В пятиминутку можно поприседать или выполнить гимнастику для глаз. Возможно, эта система вам подойдет. Еще один ее плюс в том, что она позволяет приблизительно рассчитать, какой объем работы вы можете выполнять за 25 минут. Впоследствии это поможет вам планировать время лучше.
  9. Не отвлекайтесь! Ни на что! Пока вы работаете, нет телефона, соцсетей и писем, срочно требующих ответа. Сосредоточьтесь только на задаче, которую вы должны выполнить. Существуют определенные методики, которые не дают отвлекаться во время работы.  Кстати, именно поэтому нужно ограничивать время работы — чтобы знать, когда вы наконец-то выдохнете. Понимание того, что вам придется сидеть над этим отчетом не бесконечно, очень вдохновляет на его скорейшее завершение. Кроме того, переключение на другие дела, не связанные с работой, означает, что ваше внимание рассеивается, и вам уже нужно дополнительное время для повторного включения в процесс. В результате вы выполняете основную задачу дольше.
  10. Умейте остановиться! Любую работу можно совершенствовать до бесконечности. Находить более красивые слова и более выигрышные заголовки для статьи, более интересные интонации для выступления, новую литературу для диплома. Сегодня проблема не в том, чтобы найти информацию, а в том, что с ней делать, как ее обрабатывать и использовать. И оказывается, что прочитать и просмотреть все невозможно! Так вы никогда не придете к финишной прямой. Поэтому в данном случае перфекционизм — плохая черта. Хотите все успевать — станьте немного разгильдяем. «И так сойдет!» — тот принцип, который стоит взять на вооружение отличникам.
  11. Работайте по четыре часа! Даже если у вас 8-часовой рабочий день, знайте, что толк будет только от четырех часов. Ученые уже подсчитали, что по-настоящему эффективными мы можем быть именно столько времени в день. Не больше! Разбейте это время на три части, ведь мы не можем работать сосредоточенноболее полутора часов. К примеру, пусть это будут полтора, полтора и час. Не важно, в какое время суток вы будете делать работу, требующую от вас максимальной концентрации. В идеале — до 12:00 и после 16:00. В перерыве мы пребываем не в лучшей умственной форме. Планируйте на эффективные четыре часа только те дела, которые требуют креатива, новых идей и творчества. А всю рутину, административную суету и техническую работу — словом, то, что не отнимает у вас слишком много энергии, — делайте не напрягаясь в оставшееся время.
  12. Отдыхайте между делами! Прежде чем переключиться на другой вид деятельности, остановитесь, сделайте 10-15-минутный перерыв. Не нужно из огня сразу бросаться в полымя. Очистите десктоп своего мозга, чтобы загрузить новую информацию. Свежие мысли не заставят себя ждать! И помните о четырех волшебных часах. Если они прошли, то, сколько ни сиди, ничего гениального не высидишь.
  13. Не ждите! Нам часто приходится чего-то ждать. Пришли на встречу, а клиент опаздывает. Приехали за полчаса до отправления поезда. Попали в очередь. Современные технологии позволяют провести время ожидания с пользой. Выполняйте параллельные дела! Почитайте. Повторите. Подумайте. Запишите. Позвоните. Или, так и быть, просмотрите ленту в «Фейсбуке».
  14. Обозначьте приоритеты! Все наши дела делятся на важные и те, которые могут подождать. Планируйте на день не более трех-пяти важных дел. А лучше даже одно-три. И занимайтесь этими делами все-таки в первой половине дня, когда наш умственный потенциал выше. И после 16:00, ведь до 18:00-19:00 мы тоже пребываем в неплохой интеллектуальной форме. Вы можете понаблюдать за собой, чтобы выяснить, когда вы наиболее продуктивны, и составить собственный график. Это очень упростит вам работу. У вас больше не будет такого, что вы сядете работать, а делать это нет ни сил, ни желания, ни мысле
  15. Добавьте вдохновения! Никто не позаботится о нас, кроме нас самих! Поэтому создайте для себя атмосферу, в которой вам приятно работать. Чистый стол — правило номер один. Скопление бумаг нервирует и дезорганизует. Нет времени разобрать бумаги? Сложите их в коробку. С вечера готовьте стол на завтра, убирая все ненужное. Ароматическая свеча, если вы любите, чтобы хорошо пахло. Большая чашка чая. Мотивирующая цитата. Фотография любимого. Окружите себя только приятным!
  16. Вставайте раньше! Этот совет подойдет не всем, особенно не понравится он совам, привыкшим ложиться поздно. Но если вы действительно хотите преуспеть в самоорганизации и планировании, просто попробуйте хотя бы месяц ложиться и вставать раньше. Ранний подъем (в 5:00-6:00) гарантирует вам высокую производительность. И, помня о том, что мы эффективны всего четыре часа в сутки, к полудню вы уже выполните основные задачи и перейдете к второстепенным.

 

 

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *